LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL

¡Selección de personal! Sin lugar a dudas la tarea de seleccionar el personal para conformar un equipo exitoso, se conforma como una tarea difícil y que debe tomarse con mucho compromiso, ya que de ello dependerá en gran parte el éxito, o no, de nuestro proyecto. De esta manera el Gerente de proyecto debe estar involucrado en este proceso de selección desde el comienzo, apoyándose en una serie de herramientas, así como en su conocimiento y “sexto sentido”, para optimizar el proceso y lograr un resultado exitoso.

Los desafíos que tiene el gerente de proyecto en el ámbito de la selección de personal son muy variados, y no demoran en presentarse, en primer lugar antes de comenzar algún tipo de reclutamiento, el gerente de proyecto supone su primer desafío; debe estar lo suficientemente empapado con los requerimientos y entregables del proyecto, conocer el alcance y las restricciones en el cronograma y presupuesto, para de este manera tener un visión integral del tipo de personal que necesita, fijando de manera global aspectos como experiencia general, experiencia especifica, edad, sexo y titulaciones académicas. Sin embargo en algunos casos el gerente de proyectos deberá reconocer sus limitaciones de conocimiento, sobre todo cuando se maneja personal muy especializado, es por ello que debe apoyarse en miembros de su equipo de trabajo que le ayuden a evaluar y filtrar ciertos perfiles.

Además de esto, el gerente de proyecto deberá conocer su organización, como está compuesta, las políticas internas, el ambiente laboral y el carácter de los miembros actuales del equipo de proyecto, para así poder perfilar a los nuevos candidatos y tener buenas bases fundamentadas como criterio de selección.

Aun cuando el gerente de proyectos conozca a priori la naturaleza y las necesidades del proyecto, así como los factores ambientales de su organización, aun existen más desafíos por venir. 

Todo proyecto siempre tendrá tres restricciones fundamentales (alcance, costos y tiempo) las cuales deben mantenerse en equilibrio para que el proyecto se considere exitoso. El mejor personal siempre costara mas en un principio, y es aquí donde el gerente de proyecto deberá ajustar los perfiles de acuerdo al presupuesto asignado, buscando siempre no poner en riesgo la triple restricción, manteniendo la calidad y mitigando el riesgo. Sin embargo hay que resaltar que seleccionar a la persona adecuada desde un principio, a mediano y largo plazo será la selección más económica.

Son muchas variables para considerar, por ello así como lo recomienda Martha Alicia Alles, el gerente de proyecto con la ayuda del personal de RRHH debe crear un perfil ideal para cada cargo disponible, pero si este se supone un perfil difícil de conseguir, ya sea por aspectos económicos, organizacionales ó espaciales, se debe crear un perfil alternativo que cubra el 80% del perfil ideal, lo que permitirá aterrizar los requerimientos, acotando y mejorando el reclutamiento.

El aspecto humano, y las habilidades interpersonales, desde mi punto de vista, suponen todo un desafío para evaluar. El comportamiento de un individuo en una entrevista puede ser totalmente subjetivo a su realidad al trabajar en un equipo de proyecto, es por eso que este aspecto debe cuidarse muy bien. El gerente de proyectos deberá rodearse de personal especialista en el tema (psicólogos, reclutadores, etc) que le permitan realizar las pruebas necesarias a los entrevistados, buscando conocer un poco mejor su carácter y habilidades interpersonales.

El tipo de organización es otro tipo de desafío que se presenta sin lugar a dudas, ya que el tipo de organización define como el gerente de proyectos dispondrá del recurso humano. En organizaciones orientadas a proyectos el gerente de proyectos debe estar muy involucrado en el proceso de selección del personal, ya que prácticamente se está conformando un grupo que solo responderá a él en cadena de mando; en cambio en organizaciones tipo funcionales es un poco más complejo, en estas el gerente de proyectos deberá poner a flote todas su habilidades de negociación para lograr acuerdos con los gerentes funcionales de la disponibilidad y asignación del personal. Finalmente para el caso de las organizaciones matriciales se presentan desafíos mixtos.

Otro desafío que tiene en la puerta el gerente de proyectos, es la temporalidad de los recursos humanos. No está de más repetirlo, pero no todo el personal asignado a un proyecto estará en él de principio a fin, por ello la planificación, el cronograma de recursos, así como las estrategias de vinculación y liberación del personal durante el proyecto deben estar muy bien definidas. ¿Pero entonces donde está el desafío? ¡Los proyectos son muy variables!, por eso el gerente de proyectos debe contar con la agilidad para reestructurar su equipo de trabajo ante una contingencia,  en el caso de organizaciones funcionales, deberá mantener informado a los gerentes funcionales de pequeños atrasos en el proyecto, para de esta manera poder negociar más disponibilidad del personal. Puede ocurrir que en algún momento se presente la necesidad de contar con personal especializado y este sea muy costoso, por lo cual se debe anticipar disponibilidad del personal para capacitaciones y actualizaciones

Una buena selección de personal siempre requerirá tiempo, y esto es lo que a muchos proyectos le falta, por eso en estos casos el gerente de proyectos, deberá apoyarse en su círculo de amigos y profesionales, para acelerar el proceso de contratación a través de referidos. 

Finalmente quiero comentar, que el gerente de proyectos no tiene una tarea nada fácil a la hora de seleccionar el personal.  La adquisición del recurso humano siempre estará lleno de desafíos; el tiempo, el presupuesto, la cultura organizacional, la situación de los mercados, la ubicación geográfica del proyecto, entre otros, suponen solo algunos desafíos por sortear.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La correcta evaluación de los candidatos no debe ser puesta sobre la cuerda floja por falta de tiempo o premuras en el proyecto, el gerente de proyectos y el personal de RRHH siempre deben evaluar los aspectos humanos y las habilidades interpersonales de los candidatos, ya que un candidato mal seleccionado puede atrasar considerablemente el buen andar de un proyecto.

El gerente de proyectos deberá conocer la naturaleza y las necesidades del proyecto, para de esta manera poder tener una idea global del tipo de personal que necesita. En el caso de perfiles muy especializados deberá apoyarse en los miembros actuales del equipo para filtrar algunos candidatos.

El gerente de proyectos debe buscar apoyo en el personal de RRHH, para que se evalúen correctamente las habilidades interpersonales y el carácter del candidato, ya que su comportamiento en la entrevista puede ser muy diferente a su comportamiento en el lugar de trabajo.

El gerente de proyectos debe conocer muy bien el tipo de organización en la que labora, ya que de ello depende como dispondrá del recurso humano.

En el caso de organizaciones tipo funcional, el gerente de proyectos deberá tener habilidades claras de negociación, ya que deberá tratar la disponibilidad del personal con los gerentes funcionales.

Buscando motivar al personal de la organización, se debe buscar los candidatos a los nuevos cargos primero a nivel interno, de no encontrarse el candidato adecuado pasar a búsquedas externas.  

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS: PMBOK vs DPP

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS: PMBOK vs DPP 

Ambos textos ubican la Gestión de los Recursos humanos en el capítulo 9, creo que esto es atribuible a que Pablo Lledó utiliza los contenidos del PMBOK para realizar su propia síntesis, nutriéndola con conceptos adicionales, ejemplos, ejercicios y auto-exámenes entorno a la gestión de los RRHH.

El pilar principal de ambos textos es el mismo, ambos concuerdan en la gran importancia que tiene el buen gerenciamiento de los recursos humanos como elemento diferenciador de éxito en los proyectos, y catalogan el proceso de la Gestión de los RRHH en cuatro procesos:

·        Desarrollar el plan de recursos humanos: Este proceso es parte de la planificación, en él se definen los roles, las responsabilidades, habilidades y las relaciones de comunicación entre los miembros del equipo.

·     Adquirir el equipo de proyecto: Tal como su nombre lo define, en este proceso se adquieren los recursos humanos necesarios para llevar a cabo la ejecución de las actividades del proyecto, para ello se pueden utilizar una serie de técnicas como lo son: Asignación previa, negociación, adquisición y equipos virtuales. Finalmente se obtiene una planilla de asignación del personal y un calendario de recursos.

·         Desarrollar el equipo de proyecto: Al tener conformado el equipo de proyecto, en este proceso, se busca desarrollar y mejorar las competencias y habilidades de los miembros del equipo, se fomenta el desarrollo del espíritu de equipo, las habilidades interpersonales y se fija como serán reconocidos y recompensados los éxitos individuales y grupales.

·  Dirigir (gestionar) el equipo de proyecto: Durante la ejecución del proyecto constantemente en este proceso se monitorea el desempeño individual y grupal, se realizan retroalimentaciones y se gestionan los conflictos que se presenten entre los miembros del equipo, para ello toma importancia las diferentes técnicas de resolución de conflictos como lo son:: evitar, complacer, comprometer, forzar, colaborar y confrontar.

Un aspecto importante del PMBOK que no tiene el libro de Lledó, es que en el primero se incluyen los diagramas de flujo de datos de cada proceso, lo que le permite al lector tener una imagen de cómo cada proceso de la gestión de RRHH es alimentado y alimenta a diferentes procesos en diferentes áreas del conocimiento.

La redacción y manejo del lector en ambos libros en muy diferente, el PMBOK mantiene una aproximación al lector bastante formal, sin hacer apreciaciones subjetivas y abordando los conceptos de manera global o mas generalizada, por lo contrario Lledó en su libro mantiene un aproximación informal al lector, maneja un lenguaje más casual lo que facilita su entendimiento, desde mi punto de vista una buena recomendación sería leer el PMBOK antes de leer a Lledó, ya que el PMBOK facilita los conceptos, mientras Lledo los puntualiza y resume, por ejemplo Lledó en su libro agrega en la entrada de cada proceso una serie de preguntas, o conocimientos que debe tener o hacerse el Director proyecto antes de abordar el proceso, lo que a diferencia del PMBOK permite un lectura más informal y cómoda para el lector, y si este ya ha leído el PMBOK clarifica los conceptos.

PMBOK	DPP- Pablo Lledó
Herramientas y Técnicas	¿Qué herramientas puedo utilizar?
Creación de Relaciones de Trabajo	Creación de Relaciones de Trabajo
... Las actividades de creación de relaciones de trabajo entre los recursos humanos incluyen la correspondencia proactiva, los almuerzos de negocios, las conversaciones informales como los encuentros y los eventos, las conferencias especializadas y los simposios.	Por ejemplo, organizar todos los viernes por la tarde una reunión informal con los miembros del equipo donde la empresa pague las cervezas y nadie asista con traje y corbata.

Fig 1. Diferencia de lenguaje usado en ambos textos

Pablo Lledó hace un cambio pequeño pero significativo en una serie de palabras para facilitar el entendimiento y la lectura, por ejemplo cambia “Entradas” por la pregunta “¿Que necesito para empezar?”, “Herramientas y Técnicas” por la pregunta “¿Qué herramientas puedo utilizar?” y finalmente “Salidas” por la pregunta “¿Qué obtengo al final del proceso?”, además Lledó a lo largo del capítulo agrega unos recuadros con tips que le pueden servir al lector para realizar su propio resumen.

Cabe aclarar que Lledó no hace un resumen textual del PMBOK, hay una serie de apartados que amplía acertadamente, por ejemplo las salidas del proceso “Desarrollar el equipo de proyecto” es ampliado con la clasificación de los diferentes tipo de liderazgo y las diferentes teorías de la motivación que no son mencionadas en el PMBOK.

 MAPA CONCEPTUAL

CONCLUSIONES

·         Tanto el PMBOK como el texto de Pablo Lledó se presentan como muy buenos libros, se podría decir que un libro es complemento del otro, desde mi punto de vista recomendaría leer primero el capitulo en el PMBOK para absorber los conceptos y luego el libro de Pablo Lledó para complementar y aclarar los mismos.

·    En ambos textos queda clara la importancia que tiene el buen gerenciamiento de los recursos humanos, se hace hincapié en que de ello dependerá el éxito o no del proyecto.

·     La planificación de los recursos humanos es sumamente importante, ya que en las primeras etapas del proyecto no se podrá contar con todo el personal debido a los costos en que esto incurriría, por ello la correcta planificación y precisión con la que se desarrolle el cronograma de recursos, evitara sobrecostos innecesarios.