¡Selección de personal! Sin lugar a dudas la tarea de seleccionar el personal para conformar un equipo exitoso, se conforma como una tarea difícil y que debe tomarse con mucho compromiso, ya que de ello dependerá en gran parte el éxito, o no, de nuestro proyecto. De esta manera el Gerente de proyecto debe estar involucrado en este proceso de selección desde el comienzo, apoyándose en una serie de herramientas, así como en su conocimiento y “sexto sentido”, para optimizar el proceso y lograr un resultado exitoso.
Los
desafíos que tiene el gerente de proyecto en el ámbito de la selección de
personal son muy variados, y no demoran en presentarse, en primer lugar antes
de comenzar algún tipo de reclutamiento, el gerente de proyecto supone su
primer desafío; debe estar lo suficientemente empapado con los requerimientos y
entregables del proyecto, conocer el alcance y las restricciones en el
cronograma y presupuesto, para de este manera tener un visión integral del tipo
de personal que necesita, fijando de manera global aspectos como experiencia
general, experiencia especifica, edad, sexo y titulaciones académicas. Sin
embargo en algunos casos el gerente de proyectos deberá reconocer sus
limitaciones de conocimiento, sobre todo cuando se maneja personal muy
especializado, es por ello que debe apoyarse en miembros de su equipo de
trabajo que le ayuden a evaluar y filtrar ciertos perfiles.
Además
de esto, el gerente de proyecto deberá conocer su organización, como está
compuesta, las políticas internas, el ambiente laboral y el carácter de los
miembros actuales del equipo de proyecto, para así poder perfilar a los nuevos
candidatos y tener buenas bases fundamentadas como criterio de selección.
Aun
cuando el gerente de proyectos conozca a priori la naturaleza y las necesidades
del proyecto, así como los factores ambientales de su organización, aun existen
más desafíos por venir.
Todo
proyecto siempre tendrá tres restricciones fundamentales (alcance, costos y
tiempo) las cuales deben mantenerse en equilibrio para que el proyecto se considere
exitoso. El mejor personal siempre costara mas en un principio, y es aquí donde
el gerente de proyecto deberá ajustar los perfiles de acuerdo al presupuesto
asignado, buscando siempre no poner en riesgo la triple restricción,
manteniendo la calidad y mitigando el riesgo. Sin embargo hay que resaltar que
seleccionar a la persona adecuada desde un principio, a mediano y largo plazo
será la selección más económica.
Son
muchas variables para considerar, por ello así como lo recomienda Martha Alicia
Alles, el gerente de proyecto con la ayuda del personal de RRHH debe crear un
perfil ideal para cada cargo disponible, pero si este se supone un perfil
difícil de conseguir, ya sea por aspectos económicos, organizacionales ó
espaciales, se debe crear un perfil alternativo que cubra el 80% del perfil
ideal, lo que permitirá aterrizar los requerimientos, acotando y mejorando el
reclutamiento.
El
aspecto humano, y las habilidades interpersonales, desde mi punto de vista,
suponen todo un desafío para evaluar. El comportamiento de un individuo en una
entrevista puede ser totalmente subjetivo a su realidad al trabajar en un
equipo de proyecto, es por eso que este aspecto debe cuidarse muy bien. El
gerente de proyectos deberá rodearse de personal especialista en el tema
(psicólogos, reclutadores, etc) que le permitan realizar las pruebas necesarias
a los entrevistados, buscando conocer un poco mejor su carácter y habilidades
interpersonales.
El
tipo de organización es otro tipo de desafío que se presenta sin lugar a dudas,
ya que el tipo de organización define como el gerente de proyectos dispondrá
del recurso humano. En organizaciones orientadas a proyectos el gerente de
proyectos debe estar muy involucrado en el proceso de selección del personal,
ya que prácticamente se está conformando un grupo que solo responderá a él en
cadena de mando; en cambio en organizaciones tipo funcionales es un poco más
complejo, en estas el gerente de proyectos deberá poner a flote todas su
habilidades de negociación para lograr acuerdos con los gerentes funcionales de
la disponibilidad y asignación del personal. Finalmente para el caso de las
organizaciones matriciales se presentan desafíos mixtos.
Otro
desafío que tiene en la puerta el gerente de proyectos, es la temporalidad de
los recursos humanos. No está de más repetirlo, pero no todo el personal
asignado a un proyecto estará en él de principio a fin, por ello la
planificación, el cronograma de recursos, así como las estrategias de
vinculación y liberación del personal durante el proyecto deben estar muy bien
definidas. ¿Pero entonces donde está el desafío? ¡Los proyectos son muy
variables!, por eso el gerente de proyectos debe contar con la agilidad para
reestructurar su equipo de trabajo ante una contingencia, en el caso de organizaciones funcionales,
deberá mantener informado a los gerentes funcionales de pequeños atrasos en el
proyecto, para de esta manera poder negociar más disponibilidad del personal. Puede
ocurrir que en algún momento se presente la necesidad de contar con personal
especializado y este sea muy costoso, por lo cual se debe anticipar
disponibilidad del personal para capacitaciones y actualizaciones
Una
buena selección de personal siempre requerirá tiempo, y esto es lo que a muchos
proyectos le falta, por eso en estos casos el gerente de proyectos, deberá apoyarse
en su círculo de amigos y profesionales, para acelerar el proceso de
contratación a través de referidos.
Finalmente
quiero comentar, que el gerente de proyectos no tiene una tarea nada fácil a la
hora de seleccionar el personal. La
adquisición del recurso humano siempre estará lleno de desafíos; el tiempo, el presupuesto,
la cultura organizacional, la situación de los mercados, la ubicación
geográfica del proyecto, entre otros, suponen solo algunos desafíos por
sortear.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La correcta evaluación de los candidatos
no debe ser puesta sobre la cuerda floja por falta de tiempo o premuras en el
proyecto, el gerente de proyectos y el personal de RRHH siempre deben evaluar
los aspectos humanos y las habilidades interpersonales de los candidatos, ya
que un candidato mal seleccionado puede atrasar considerablemente el buen andar
de un proyecto.
El gerente de proyectos deberá conocer
la naturaleza y las necesidades del proyecto, para de esta manera poder tener
una idea global del tipo de personal que necesita. En el caso de perfiles muy
especializados deberá apoyarse en los miembros actuales del equipo para filtrar
algunos candidatos.
El gerente de proyectos debe buscar
apoyo en el personal de RRHH, para que se evalúen correctamente las habilidades
interpersonales y el carácter del candidato, ya que su comportamiento en la
entrevista puede ser muy diferente a su comportamiento en el lugar de trabajo.
El gerente de proyectos debe conocer muy
bien el tipo de organización en la que labora, ya que de ello depende como dispondrá
del recurso humano.
En el caso de organizaciones tipo funcional,
el gerente de proyectos deberá tener habilidades claras de negociación, ya que deberá
tratar la disponibilidad del personal con los gerentes funcionales.
Buscando motivar al personal de la
organización, se debe buscar los candidatos a los nuevos cargos primero a nivel
interno, de no encontrarse el candidato adecuado pasar a búsquedas externas.
